การแปลงตัวเลขที่ติดลบ แต่เครื่องหมายลบอยู่ด้านหลัง ครั้งละมาก ๆ ใน Excel (Converting mass Numbers with Minus Sign on Right to Minus on Left)
ช่วงเดือนที่ผ่านมางานยุ่งมาก ๆ กับการที่ต้องใช้ Excel แก้ไขปัญหากับงานที่ทำอยู่ครับ เลยไม่ค่อยได้เขียนอะไรใหม่ แต่ดันเจอประเด็นที่คิดว่าน่าจะนำมาเขียนไว้จนได้ นั้นคือในกรณีที่เรามีข้อมูลที่เป็นตัวเลขติดลบ แต่เครื่องหมายลบดันไปอยู่ด้านหลัง ทำให้ Excel ตีความเป็นข้อความ ซึ่งปัญหานี้จะทำให้ไม่สามารถใช้คำสั่งในการคำนวณใด ๆ ได้เลย
จากที่ลองหาวิธีแก้ไขในกรณีนี้ (ด้วย google) พบว่าส่วนใหญ่จะใช้อยู่ 2 วิธีคือ
- ใช้สูตรช่วยในการแก้ไขข้อมูล
- เขียน VBA macro
(อ้างอิงวิธีการแก้ไขจาก Microsoft: http://support.microsoft.com/kb/42964)
ซึ่งทั้งสองวิธีนี้สอบตกสำหรับผมเพราะ ข้อมูลในรายงานเยอะมาก เป็นพัน ๆ ช่อง และผู้ใช้ (ผู้ใช้อย่างเดียวจริง ๆ) ไม่สะดวกที่จะใช้ VBA ดั้งนั้นวิธีการที่ผมหามาคือ การใช้วิธีการแปลงข้อความมาเป็นตัวเลขที่เป็นความสามารถของ Excel ที่มีอยู่แล้ว ไม่ได้ใช้วิธีพิเศษอะไรเพิ่มเติม
วิธีที่ใช้มีสองวิธี วิธีแรกคือบันทึกเป็น Text แล้วเปิดไฟล์ Text โปรแกรม Excel จะช่วยแปลง 123- เป็นค่า -123 ในตอนที่นำเข้าข้อมูลให้อัตโนมัติ ลองแล้วเยี่ยมมาก ๆ
ในกรณีที่ข้อมูลไม่มาก ไม่อยากใช้สูตร หรือ VBA ก็ใช้คำสั่ง Text to columns คำสั่งเดียวจบครับ
วิธีการแปลงข้อมูลด้วย Text file
- ทำการ Save As เป็น Text file เป็นชื่อใหม่
- ทำการเปิด Text file ที่ Save ด้วย Excel อีกครั้ง
- ในขั้นตอนการนำเข้าข้อมูล ให้แนใจว่าเลือก Tab เป็นตัวแบ่งข้อมูลในขั้นตอนที่ 2 จาก 3 (ในการใช้งานจริงกดปุ่ม Finish เลยก็ได้ ถ้าข้อมูลแสดงไม่ถูกต้องค่อยไล่ที่ละขั้นตอน
- ตรวจสอบว่าตัวเลขติดลบค่าถูกต้องหรือไม่
- ถ้าถูกต้องแล้วทำการ copy ข้อมูลทั้งแผ่นงาน แล้วไป Paste by Values ในไฟล์ต้นฉบับ
การแปลงโดยใช้คำสั่ง Text to columns
หากลองใช้คำสั่งนี้บ่อย ๆ จะพบว่ามันมีประโยชน์นอกจากช่วยแปลงวันที่แล้ว ยังช่วยแปลงเลขติดลบที่ตัวเครื่องลบอยู่ด้านหลังได้ด้วย วิธีนี้เหมาะกับข้อมูลไม่เยอะครับ เพราะทำได้ทีละคอลัมน์เท่านั้น (วิธีนี้ยังพออยู่บ้างใน google แต่ปัญหาคือ มันทำได้ทีละคอลัมน์นี่แหละ เลยใช้งานลำบาก)
